Outlook e gestão do tempo

A utilização do computador com Outlook para colocar em prática os conceitos teóricos que serão desenvolvidos durante a formação.

O Outlook como programa de gestão de tempo

•  Auto-análise da gestão do tempo
•  Factores que afectam a gestão do tempo 
• Regras para a organização de mensagens

A gestão das prioridades e do tempo das secretárias através do Outlook 

• As categorias do Outlook e a organização do tempo 
• O planeamento da actividade 
• Estabelecer critérios de decisão 
• Delinear uma estratégia para a gestão das prioridades Importante vs urgente

Como conseguir uma adequada gestão das múltiplas tarefas e prioridades  

• Definir e estabelecer objectivos de trabalho
•  Como estabelecer prioridades face aos objectivos
•  Definir as tarefas que pode delegar 
• Como dizer não com diplomacia 
• Planear a delegação com os objectivos da organização e da equipa de trabalho

Gestão do tempo da agenda: planificar, organizar e acompanhar 

• Agendar compromissos 
• Criar acontecimentos 
• Criar compromissos periódicos
•  Eliminar compromissos e acontecimentos 
• Estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda

Estratégias para controlar e gerir o stress

•  Definir e caracterizar o stress 
• Como gerir a pressão de forma estratégica
•  Aprender a lidar com o stress

Balanço de vida pessoal / vida profissional

•  A gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional 
• A importância de estar bem para níveis de produtividade superiores 
• Definir objectivos de curto, médio e longo prazo

Secretárias e assessores de direcção; Assistentes de direcção e de administração; Personal assistants (PA); Secretárias /Assistentes de departamentos.

Saber como gerir as prioridades do secretariado através do Outlook; Conseguir uma adequada gestão das múltiplas tarefas e prioridades das secretárias; Planear, organizar e acompanhar a agenda através do Outlook; Identificar estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda.