Técnicas de Arquivo e Gestão Documental

Ao pensarmos em arquivos pensamos na produção, arrumação e conservação de documentos. Eles são transversais a qualquer área de negócio e a sua salvaguarda garante, protege as instituições e são fundamentais para o sucesso dos processos de negócio.A designada Sociedade de Informação veio aumentar as exigências na Gestão da Informação. A gestão do conhecimento está na ordem do dia e os arquivos, quando devidamente organizados são essenciais para a gestão do fluxo de informação e ajudam à tomada de decisão.Apreendendo os princípios e estratégias fundamentais de gestão documental, aliada às novas tecnologias, adquire os conhecimentos necessários para ter um arquivo organizado e eficiente.

Gestão Documental

– História e definição da Gestão Documental

– Características de um arquivo

– Características do documento de arquivo

– Unidades arquivísticas

– Unidades de instalação

Os Arquivos – Sistemas de Informação

– Os Arquivos nas Instituições: Arquivar é uma necessidade

– Em torno dos conceitos: O ciclo de vida dos documentos e suas etapas (Records Lifecycle)

– Tipos de arquivo: (teoria das 3 idades)

– Arquivo corrente / administrativo

– Arquivo intermédio

– Arquivo Histórico ou Definitivo

– As normas de Gestão Documental

A Organização

– A Ordenação Arquivística

– Os Instrumentos de Gestão

– A ordenação: Tipos de Ordenação

– A classificação

– conceito e princípios

– Tipos de classificação: Classificação Orgânica e Classificação Funcional

– Planos de classificação: exemplos

A Avaliação de Documentação Administrativa

– Desafio e responsabilidade

– Critérios (Legislação)

– Etapas (seleção e tabela de temporalidade de documentação administrativa)

– Ética nas Organizações

Implementação de um Sistema de Gestão Documental

– A nova Cultura Digital

– Organização dos documentos em ambiente digital (metadados)

– Aplicação de Sistemas Informáticos

– Gestão Integrada

– Controlo do fluxo da Informação

– Protecção de dados

Administrativos, gestores, profissionais da área de arquivo e mais pessoas interessadas.

Gerais:

Facilitar o acesso e gestão da informação nas instituições, através da compreensão e aplicação de princípios gerais de gestão documental e arquivo.