Secretariado de Direção

Enquadramento O secretariado é uma função essencial na gestão eficaz de uma organização. Face às necessidades emergentes das organizações dos dias de hoje, torna-se necessário Secretariado de Direcção tenha uma forte e abrangente componente de Gestão, nomeadamente no âmbito da qualidade dos processos de tomada de decisão, de gestão da informação, de comunicação e de imagem organizacional.

1. Secretariado Tradicional versus Secretariado Executivo 1.1 Principais Actividades executadas pelo Secretariado de Executivo 1.2 Competências e funções da assistente eficaz 1.3 Avaliar situações, estabelecer objectivos e delinear as melhores estratégias para os atingir 2. Conceitos de organização e administração de empresas 2.1 Classificação das organizações: forma jurídica, dimensão, propriedade e ramo de actividade 2.2 Modelos organizacionais: conceito e tipo 2.3 Funções da empresa: produção, comercial, recursos humanos, financeira e contabilística e planeamento estratégico 2.4 Aspectos práticos da legislação laboral 2.5 Documentação e legislação comercial 3. A Relação entre o Secretariado de Direcção e os Gestores 3.1 Missão e Visão da função secretariado e do seu posto de trabalho 3.2 Requisitos comportamentais e relacionais 3.3 Desenvolver atitudes criativas. 3.4 Saber desenvolver e gerir recursos, definindo um planeamento estratégico no apoio à equipa 3.5 Elaborar planos de acção e mapas de ideias 4. O Impacto das Novas Tecnologias no Secretariado e nas Actividades de Gestão 4.1 Planeamento, programação e resultados esperados 4.2 Organização - aspectos estruturais e funcionais, definição e delegação de competências 4.3 Direcção - Coordenação, Comunicação (interna e externa), Motivação e Liderança 4.4 Acompanhamento e Controlo - para aumentar a eficiência do executivo 5. Comunicação Eficaz 5.1 Escuta Activa e Capacidade de Questionar 5.2 Construção de Rapport na Comunicação, estabelecer sintonia 5.3 Face-a-Face: gerir Comportamentos Passivos, Agressivos e Assertivos 6. Os Benefícios da Inteligência Emocional na Função de Secretariado 6.1 A Importância do Auto-Conhecimento na Gestão Emocional 6.2 O Auto-Controlo face a Desafios. 6.3 A Importância da Motivação Pessoal 6.4 A Empatia como Estratégia 6.5 Competência Social na Gestão de situações de conflito 7. Técnicas de Atendimento Pessoal e Telefónico 7.1 As expectativas e as exigências do público ou dos clientes 7.2 A eficácia do atendimento 7.3 Estabelecer o contacto e uma relação positiva com o cliente 8. A comunicação eficaz 8.1 Linguagem verbal e não-verbal 8.2 As técnicas do atendimento telefónico e a sua importância para a organização 8.3 As relações interpessoais e os litígios 8.4 Gerir atendimentos difíceis e conflitos 8.5 A importância de registar notas de forma concisa 9. Gestão do Tempo e do Trabalho 9.1 A natureza e o recurso tempo 9.2 O tempo e a competitividade da empresa no mercado 9.3 Eficiência vs Eficácia 9.4 Distinção entre o Urgente e o Importante: definição de Prioridades 9.5 Técnicas de Planificação do Tempo. Estratégias para cumprir os Objectivos 9.6 Prevenção ou eliminação dos desperdiçadores de tempo 9.7 Antecipação de Obstáculos e elaboração de Planos de Contingência 9.8 Desenvolver o campo de autonomia 9.9 Optimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência da chefia 10. A Gestão da Informação 10.1 A informação recebida - recepção, tratamento e gestão 10.2 A informação produzida - concepção, tratamento e distribuição 10.3 O acompanhamento/gestão da informação 11. Documentação Comercial e Comunicação Escrita 11.1 Elaborar cartas, memorandos, comunicados internos, etc. 11.2 Redacção de Relatórios e Actas 11.3 Correcção e rigor na escrita 11.4 Criar páginas de rosto para documentos 11.5 Filtrar correspondência e sua distribuição 11.6 Tratar a informação recebida 11.7 Criar mapas de apresentação de resultados 11.8 Organizar arquivos digitais e físicos 12. Gestão de Agendas 12.1 Atribuição de prioridades a assuntos 12.2 Planeamento e Controlo de Reuniões 13. Planificação e Organização de eventos empresariais 13.1 Regras de planeamento e organização dos diferentes tipos de eventos 13.2 Organização de vários tipos de eventos: refeições, reuniões, conferências, acções de formação, congressos, viagens, recepção de visitas, inaugurações, exposições, recepções 13.3 Procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos 13.4 Planeamento e estratégia de divulgação do evento: orçamento, programa, check-list, cativação de recursos necessários, mailing list, documentação 14. Normas Protocolares no Contexto Empresarial 14.1 Apresentações 14.2 Cumprimentos 14.3 Precedências culturais 14.4 Correspondência (cartas, cartões, convites e outras) 14.5 Recepção e acolhimento de visitantes 14.6 Regras de cortesia e do Saber-Estar 14.7 Presentes sociais e de representação da organização Pré-requisitos Este curso não apresenta pré-requisitos de acesso. Certificação No final da formação aos formandos obterão um Certificado de Formação. Condições gerais: A Formax reserva-se ao direito de não realizar as acções de formação sempre que não seja atingido o número mínimo de participantes; Aos valores apresentados acresce IVA à taxa legal em vigor; Descontos: Por cada amigo/colega que traga para a mesma acção de formação que irá frequentar obtenha 10% de desconto. A Formax atribui sempre um Vale de Desconto por participação em qualquer dos seus cursos calendarizados no valor de 20%, caso seja utilizado num espaço de 4 meses. Os vales podem ser utilizados em qualquer curso calendarizado ou em qualquer evento, desde que se trate da mesma pessoa que frequentou a acção de formação.

Destinatários Este Curso é destinado a profissionais que exerçam ou venham a exercer funções de Secretariado de Direcção.

Objectivos gerais Este curso visa preparar todos os participantes para um desempenho eficiente das funções de Secretariado de Direcção, desenvolvendo as atitudes adequadas a um bom relacionamento profissional. No final desta acção de formação, os formandos deverão ser capazes de conhecer e compreender o funcionamento de uma organização moderna e apoiar de forma eficaz o órgão de Gestão.