Outlook na Gestão do Tempo

Use as ferramentas ao dispor para gerir também o seu tempo.

Organização e Planeamento:
- Estar ocupado vs Ser eficaz;
- Planear para conseguir bons resultados;
- Planeamento a curto, médio e longo prazo;
- Selecionar e fazer as coisas importantes;
- Abordagem adequada às tarefas menores;
- Estabelecer Prioridades / Uso e abuso de agendas;
- Equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada;
- Balanço entre tempo ocupado e tempo disponível.
 

Estratégias optimizadoras das relações com o meio.
- Regras para diminuir o tempo gasto em reuniões, entrevistas e telefonemas;
- Gestão das interrupções;Atitude de precisão, realista e centrada no essencial.

Desenvolver e aplicar uma planificação previsional da atividade:
- As regras fundamentais para uma eficaz gestão no tempo;
- Planificar as atividades com base nas prioridades;
- Prever os imprevistos e as “urgências”. Gerir as interrupções diárias;
- Planificar o mês, a semana e o dia.Elaborar um plano de desenvolvimento pessoal para a utilização do tempo.

Ferramentas para “ganhar” tempo:
- Leis, princípios e técnicas da racionalização dos gastos de tempo:

• Eliminação, Deslocação, Simplificação, Reagrupamento, Leitura ativa, Escrita objetiva;Planear, planear, planear.

Comunicações eficientes por e-mail:
- Escrever o e-mail com objetividade;
- Revisão das características fundamentais:

• To/CC/BCC• Uso de flags e lembretes
•  Implementação de categorias
•  Anexar ou partilhar documentos?
•  Opções de envio
•  Política de SPAM.
  
  

Gestão do excesso de informação:
- Estabelecer um sistema de referência;
- 3Ds: Do, Delete or Defer;
- Abrir e gravar documentos;
- Arquivo de e-mails.

Ferramentas automáticas de Gestão de Tempo:
- Estabelecimento de Regras;
- Pesquisa, ordenamento e filtragem de mensagens.

Planeamento de Ações e Tarefas centrada em objetivos:
- Tarefas espontâneas ou de rotina;
- Tarefas: criação, deferimento, revisão, planeamento;
- Visualização de tarefas. Criar tarefas a partir do e-mail.

Planeamento do Dia/Semana/Mês/Ano: o calendário

Sincronização de Calendários.

• Todos os interessados em gerir o correio eletrónico e agenda com sincronização de calendários.

• Utilizar métodos e técnicas que permitam aumentar a eficácia da organização do tempo em função da atividade e respetivas prioridades;• Gerir corretamente os e-mails;• Organizar, personalizar, utilizar e gerir uma agenda no Outlook;• Utilizar as funções de organização pessoal para marcação de reuniões e compromissos, gestão de tarefas e projetos e manutenção da carteira de contatos.