Assistente de Secretariado /Administrativo

Desenvolver competências gerais e atitudes adequadas, essenciais ao profissional de assistente de secretariado e administrativo, nomeadamente através de atividades de apoio à direção, atendimento, protocolo e gestão documental e de arquivo.

Estágio - 180 horas

ASSISTENTE DE SECRETARIADO/ADMINISTRATIVO: PERFIL, FUNÇÕES E DEVERES – 25 horas ·Importância do secretariado: objetivos e missões ·O papel e perfil do profissional de secretariado no mercado de trabalho atual: tarefas, instrumentos de trabalho, competências, qualidades ·Imagem do Assistente de Secretariado/ Administrativo: simpatia, atitude positiva, expressão corporal, aparência física, vestuário ·Código deontológico e ética profissional enquadrada com a organização ·Dinâmica entre secretária e chefia   COMUNICAÇÃO ESCRITA E ORAL E GESTÃO DOCUMENTAL E DE ARQUIVOS – 25 horas ·A importância da comunicação nas organizações ·Comunicação escrita: -Produção e análise de textos escritos -Redação de documentos: cartas, relatórios, email, atas de reuniões -O novo acordo ortográfico ·Comunicação oral: -Colocação e projeção da voz e a linguagem corporal -Linguagem clara e eficaz e expressividade da fala -Barreiras à comunicação oral, desinibição e descontracção ·Novas formas de comunicação: telemóvel, skype, videoconferência ·Gestão documental e de arquivos: -A importância do arquivo no meio organizacional -Tipologia de arquivos e métodos de classificação -Legislação e regulamentação da gestão de arquivo -Acesso e manutenção de documentos e conteúdos    DESENVOLVIMENTO PESSOAL E PROFISSIONAL – 25 horas ·A Gestão do Tempo e Organização do Trabalho -Planificação de tarefas -Técnicas para cumprir objetivos de trabalho e recursos de apoio - Os desperdiçadores de tempo -Distinção entre tarefas urgentes e importantes -Gestão do Stress -Definição e causas de stress -Sintomas e sinais de stress -Técnicas de gestão de stress ·Gestão de Conflitos -O conflito: definição, tipos e causas -Técnicas de gestão e resolução de conflitos ·Relacionamento Interpessoal: princípios, atitudes e comportamentos, a escuta ativa e a assertividade ·Inteligência Emocional -Reconhecer e gerir emoções -Fator de desempenho profissional, na tomada de decisões, criatividade, motivação e na gestão da mudança   PROTOCOLO EMPRESARIAL E OFICIAL – 25 horas ·Conceito de protocolo empresarial e a sua importância na transmissão de uma imagem positiva da organização ·As normas protocolares: apresentações, cumprimentos, acolhimento e cortesia ·Semelhanças e diferenças entre culturas ·O Protocolo e as etapas na organização de um evento: -Planeamento: tipo de evento, local e data, programa, lista de convidados -Preparação: convites e confirmação de presenças, organização da sala, distribuição dos participantes, transporte e alojamento -Organização e acompanhamento: receção e acolhimento, indicação e acompanhamento dos participantes ao lugar, serviços de apoio, encerramento e despedida. · Protocolo nas refeições: planos de sala e decoração, escolha de ementas, recepção, serviço de mesa, distribuição das pessoas e cocktails ·Indumentária a utilizar de acordo com as ocasiões ·Organização e marcação de viagens   ATENDIMENTO DE EXCELÊNCIA – 25 horas ·A importância do atendimento e o impacto na imagem da organização ·A Qualidade e satisfação do cliente ·Regras e elementos-chave do atendimento: comunicação eficaz, atitude e comportamentos, escuta ativa, recursos e ambiente ·As diferentes etapas do atendimento telefónico e presencial ·Gestão de Queixas e Reclamações -Analisar e tratar eficazmente uma reclamação -Comportamento a adotar perante uma situação de reclamação ·Marketing Relacional