Gerir e Dinamizar Reuniões

A reunião

• A reunião como instrumento fundamental de gestão

• Porque se fazem reuniões?

• A reunião como um meio para atingir objectivos

• Utilização actual de reuniões: Vantagens e desvantagens

• Porque podem fracassar as reuniões?

• Diferentes tipos de reuniões: Informação, avaliação, criatividade e decisão

• Diferentes fases de uma reunião

Como preparar e estruturar uma reunião

• A preparação de uma reunião

• O perfil do organizador

• O tema da reunião

• O motivo e o objectivo da reunião

• Os participantes

• A agenda da reunião

• O estilo de condução mais apropriado

• Onde e quando se realiza a reunião

• Meios e apoios didácticos

A realização da reunião

• Identificar e implicar os participantes

• Os diferentes papéis e interacções

• As funções do organizador/moderador

• Técnicas de condução da reunião

• O comportamento dos participantes

• A escuta activa

• Lidar com conflitos e situações difíceis de uma reunião

• A condução da reunião

• Desenvolvimento do tema

Como levar a cabo uma reunião para que resulte de forma dinâmica

• O papel do líder da reunião

• Definir e apresentar os temas e objectivos a todos os participantes

• Conduzir e facilitar as intervenções aos participantes

• Relançar, dinamizar e acalmar os debates

• Regras básicas que ajudam a fomentar a participação: pontualidade, poder realizar uma intervenção, identificar quem tomará a decisão final

• Fases principais de uma reunião de tomada de decisão

Quando e como se deve finalizar uma reunião

• O controlo de tempo

• Resumir os acordos alcançados

• Enfatizar as ideias transmitidas durante a reunião

• Se necessário agendar outra reunião

• Agradecer a todos os participantes

Como ultrapassar situações anómalas nas reuniões

• Os que chegam tarde

• Os que interrompem

• Os que dominam a conversa

• Os que fazem outras coisas durante a reunião

• Os que conversam ou murmuram

• Os que ridicularizam ou criticam os outros com palavras ou gestos

• Os que repetem um assunto constantemente

Acções a desenvolver depois da reunião

• Acompanhamento das acções definidas na reunião

• Informar os interessados

• Agradecer a colaboração

• Redacção de actas